4 základní povinnosti členů výboru

Být či nebýt ve výboru, to je oč tu běží. A když už tam člověk je, tak má koukat, aby byl. Tak. Teď jsme notně smotali Shakespeara s Werichem a obalili je problematikou výborů SVJ. Má vůbec obyčejný laik zapotřebí, stát se statutárem SVJ se vší tou dávkou odpovědnosti za nicotnou finanční odměnu? Za úštěky častější než pochvala za snahu, nápad či dotažení projektu do konce?
Pro ty z vás, kteří i tak v sobě našli sílu a chuť svůj čas společenství věnovat, přinášíme 4 základní okruhy, které mohou být kostrou pro práci vašeho výboru.

Společenství vlastníků jednotek je vlastně firma na bydlení a jako taková vyžaduje mnoho odborných znalostí a schopností od svého managementu. Zvýšené nároky na odbornost kladou nové legislativní předpisy v čele s §159, a to podmínkou, kterou nestačí jenom znát, ale je třeba si ji plně uvědomit: “Kdo přijme funkci člena voleného orgánu, zavazuje se, že ji bude vykonávat s nezbytnou loajalitou i s potřebnými znalostmi a pečlivostí. Má se za to, že jedná nedbale, kdo není této péče řádného hospodáře schopen, ač to musel zjistit při přijetí funkce nebo při jejím výkonu, a nevyvodí z toho pro sebe důsledky.”

1. Jaké povinnosti má statutární orgán vůči vlastníkům

Mějte prosím na paměti, že výbory SVJ slouží vlastníkům, nikoliv že vlastníci bez odmluv poslouchají výbor. Praxe bohužel mnohdy ukazuje něco jiného a ´neposlušný´ vlastník bývá označen za potížistu. Ti, co pak s výborem nesouhlasí, ale jsou na vážkách se ozvat, raději mlčky zvedají ruce pro kroky, které diktuje výbor. Co ale praví paragrafy?

Práva a povinnosti statutárního orgánu jsou upraveny zejména občanským zákonem v oddílu 5 upravující bytové spoluvlastnictví, dále v oddílu 2 upravujícím korporace, zejména pak v pododdílu 2 o spolcích. Další úprava je pak obsažena v zákonu o službách č. 67/2013 Sb a také v nařízení vlády č. 366/2013 Sb. Konkrétní pracovní povinnosti má pak statutární orgán uloženy především ve stanovách. Povinnosti uvedené tam jsou vlastně uvedením legislativních předpisů do vlastní praktické činnosti výboru.

Konkrétní úkoly následně vyplývají z rozhodování shromáždění vlastníků (ano, vlastníci na shromáždění úkolují výbor) a třeba také z uzavřených smluv na dodávky prací, služeb a revizních zpráv technických zařízení. Úkoly výboru ukládají také orgány státní správy a samosprávy.

2. Co výbor dělá, čemu předchází a co hlídá

V práci výboru je velmi důležité dodržování stanovených termínů úkolů. Vhodná je přehledová tabulka termínů měsíčních, čtvrtletních a ročních úkolů. Tabulka slouží k jednoduchému označování splněných úkolů. I rozdělení pracovních povinností členů výboru je vhodné formou přehledové tabulky. Toto rozdělení může být zároveň podkladem pro určování výše odměn jednotlivých členů výboru.

Pravidelně je třeba sledovat především placení příspěvků na správu domu a služby spojené s bydlením, a změny vlastníků jednotek v evidenci katastrálního úřadu. Důslednými kontrolami tak výbor zajistí včasné předání stanov a předpisů plateb novým vlastníkům jednotek, zajistí včasné urgence a vymáhání neuhrazených plateb i placení závazků společenství.

Prakticky na týdenní bázi je nutné kontrolovat rejstříky, do kterých se zapisují pro bezpečnost výborů zásadní informace o vlastnících. Konkrétně insolvenční rejstřík pro insolvence vlastníků a jednotky zapsané v katastru nemovitostí z důvodu zapisovaných exekucí. Při zjištění záznamu v kterémkoliv z rejstříků musí výbor reagovat prakticky bezodkladně.

Velmi důležité je zajišťování revizí technických zařízení domu a následné plnění úkolů z revizních zpráv, a to s ohledem na bezpečnost osob bydlících v domě. Pozornost je třeba věnovat i pojištění společných částí domu proti živelným škodám, škodám způsobeným činností společenství třetím osobám a pojištění odpovědnosti výboru.   

3.  Jaký je vztah výbor a správcovské firmy, a nebo družstva, které dělá správce

Předně platí, výbor řídí správce. Nikoliv naopak. Výbor musí dbát na přesné určení povinností správce a povinností výboru v optimální návaznosti a bez duplicit činností. Prvořadou pozornost je tak třeba věnovat smlouvě o správě společných částí domu, účetnictví a rozúčtování služeb spojených se správou domu.

Základní nutností ve vztahu výboru ke správci je nastavení oběhu účetních dokladů mezi výborem a správcem. Jde o určení, kdo jako první od dodavatelů obdrží faktury za služby a práce, kdo potvrdí jejich správnost, kdo a komu vystaví pokyn k jejich proplacení, kde budou faktury a výdajové doklady uschovány v průběhu roku a kde po skončení účetního období.

Ve vztahu ke správci si musí být výbor vědom, že zákonem určenou osobou ke správě domu je společenství. To je zastoupeno výborem nebo předsedou společenství. Smlouvou výbor přenáší některé svoje zákonné povinnosti na smluvního správce, ale nepřenáší svoji odpovědnost. Smluvního správce si na tuto práci pouze najímá. Vztah smluvního správce k vlastníkům jednotek není přímý, smluvní správce neurčuje povinnosti vlastníkům přímo, ale vždy zprostředkovaně na základě toho, že jej společenství (zastoupené statutárním orgánem) pověřuje agendou účetní, ekonomickou či technickou, domovnictvím apod.

4.   Řádný hospodář se musí neustále vzdělávat, stejně jako řádný manager

Statutární orgány nutně potřebují pro svoji práci aktuální odborné informace. Na internetu dnes najdeme doslova všechno, bohužel i podle hesla ´na internet se to vejde´. Horší je to s tím, jak jako laik poznám, která informace je kompletní a pravdivá.

Aktuální a praktické informace lze získat z odborných magazínů, komplexní bývají i odborné knihy. U nich si ale vždy zkontrolujte rok vydání, aby odpovídaly aktuálnímu znění zákona, případně nových judikatur.

Vhodné jsou i semináře určené pro výbory, kde nechybí živá diskuze s lektorem a výměny zkušeností s ostatními účastníky. Problém můžeme ale spatřit v tom, že semináře bývají celodenní a pro zaměstnaného člověka tak představují jak absenci v práci, tak mínus den dovolené, který by mohl strávit s rodinou.

Kostra je základem, ale nestačí

Vyjmenovali jsme skutečně jen základní okruhy, kterým se výbor v čele s předsedou musí věnovat. Skutečných povinností je mnohem více.

Členové statutárních orgánů SVJ svou výborovou roli vykonávají na ´vedlejší pracovní poměr´, kdy jen tak mimochodem řídí SVJ s milionovými ročními obraty. Kromě časové náročnosti jde i o obrovskou zodpovědnost, a to vlastním majetkem. I proto se vlastníci v aktivních letech do výborů neženou. To málo volného času raději stráví s rodinou a stres z možné velké chyby jim bohatě stačí z jejich každodenní a lépe placené práce.

A tak není výjimkou, že jsou výbory složené ze sedmdesátníků a osmdesátníků, kteří by už rádi měli svůj klid, ale je jim žinantní odstoupit v momentě, kdy není jiný zájemce. Nemožnost zvolit výbor a stále častější potřeba řídit SVJ profesionálně a nikoliv amatérsky, vede k rozhodnutím najmout si profesionálního předsedu společenství. Nemalým přínosem je možnost jednání profesionálního statutárního orgánu s úřady a firmami v pracovní době. Výhodnost tohoto řešení se ukazuje také ve vztahu výboru ke správci, neboť oba jsou profesionálové podobně, jako v pracovním vztahu jakýchkoliv firem. Jaká jsou pro a proti volbě profesionálního předsedy, píšeme na straně 4 v čísle 3/2017.

---

Napište nám, jaké jsou vaše zkušenosti s volbou a prací výboru? Fungovalo by vaše SVJ snadněji s profesionálním předsedou? Důvěřujete víc výboru z vlastníků nebo byste uvítali předsedu profesionála? Jaký by měl podle vás být a kolik by mu mělo SVJ platit?
Uvítáme vaše názory na emailu redakce@magazinvybor.cz. Do předmětu vložte heslo “profesionální předseda”.

---

Stáhněte si celé číslo 3/2017 do svého počítače.