Jak správně na vyúčtování služeb pro uživatele bytů

Všichni, kdo bydlíme v bytovém domě, ve kterém je zřízeno společenství vlastníků jednotek, platíme většinu nákladů na provoz domu prostřednictvím pravidelných měsíčních záloh na služby. S těmito zálohami platíme ještě příspěvek na správu domu a pozemku (zlidověl účetně i právně nesprávný pojem příspěvek do „fondu oprav“) a platíme i příspěvek na vlastní správní činnost SVJ, tedy odměny statutárnímu orgánu, odměny správci, právní služby, poštovné atd.

Některé služby spojené s provozem domácnosti si hradíme sami, mimo SVJ, přímo dodavateli těchto služeb na základě vlastního smluvního vztahu. Jde např. o elektřinu domácnosti, internet, telefon či dodávku plynu apod. Tyto náklady máme průběžně pod kontrolou a sami si ovlivňujeme jejich výši třeba i změnou výhodnějšího dodavatele.

Domluvil váš výbor ty nejvýhodnější dodavatele?
Samo společenství je pak dodavatelem dalších služeb, kterými jsou teplo, spotřeba studené a teplé vody, elektřina společných částí, provoz výtahů, zajištění úklidu a odvozu odpadu a podobné. Odpovědnost za smluvní vztahy s dodavateli zde má statutární orgán, který nasmlouvá za celý dům nejvýhodnější dodávky těchto služeb. A tady někde může vzniknout zádrhel. Ne každé SVJ pod vedením dlouhodobě pasivního výboru má vždy nasmlouvané ty nejvýhodnější podmínky. I to je jeden z důvodů, proč v posledních letech dochází po změně NOZ k obrovskému nárůstu zájmu o práci profesionálního předsedy. Proč? Protože profesionální předseda se zabývá 100 % svého pracovního času jen a pouze provozem SVJ. Má velké profesionální znalosti a přehled o dodavatelích v daném regionu. Členové výboru, kteří se kromě funkce ve statutárním orgánu věnují většinu času své profesi a rodině, mnohdy opravdu nemají patřičné kapacity sledovat aktuální ceny služeb dodávaných SVJ.

Na dodávku služeb přispívá každý člen SVJ formou pravidelných měsíčních záloh na společný účet. SVJ pak prostřednictvím statutárního orgánu nebo svého správce zajišťuje hrazení skutečných nákladů přímo dodavatelům. Povinností společenství je pak jedenkrát ročně provést vyúčtování skutečných nákladů s konečnými uživateli bytů, tj. s jednotlivými členy SVJ.

Provedení vyúčtování skutečných nákladů na služby se řídí právními předpisy, které v posledních letech prošly zásadními změnami.

O jaké právní předpisy se jedná?

Zákon 67/2013 Sb. kterým se upravují některé otázky související s poskytováním plnění spojených s užíváním bytů a nebytových prostorů v domě s byty.
Vyhláška 269/2015 Sb. o rozúčtování nákladů na vytápění a společnou přípravu teplé vody pro dům.
Nařízení vlády 366/2013 Sb. o úpravě některých záležitostí souvisejících s bytovým spoluvlastnictvím.

Legislativa umožňuje odchylky od pravidel uvedených ve výše citovaných zákonech a vyhláškách. Proto je pro vyúčtování nejdůležitějším základním dokumentem stanovy, které podrobně řeší tzv. rozúčtovací klíč. Tím jsou pravidla, který byt se jakým způsobem na dané službě podílí, tedy jakým způsobem se skutečné náklady vyúčtují. Například: Na nákladech na úklid společných prostor se podílí všechny jednotky SVJ, a to dle podílu na společných částech domu.

Důležité je, že tato pravidla vždy schvaluje shromáždění. Pokud chcete jako vlastník navrhnout změnu v rozúčtovacím klíči, např. chcete-li začít evidovat počet osob v domácnosti pro účely rozúčtování nákladů na službu Odpad, musíte takový návrh vždy předložit k projednání na Shromáždění SVJ. Nesmíte při tom zapomenout, že takováto změna musí být schválena vždy před začátkem zúčtovacího období.

Legislativa je dána, stanovy také. Na co se při kontrole vyúčtování zaměřit?
Asi nejdůležitější je zkontrolovat, zda je vyúčtování zpracováno v souladu se stanovami. Ty najdete na www.justice.cz ve sbírce listin svého SVJ, a také v souladu se Zákonem č. 67/2013 Sb. Jde o zákon, kterým se upravují některé otázky související s poskytováním plnění spojených s užíváním bytů a nebytových prostorů v domě s byty. Jde konkrétně o § 7 Vyúčtování a splatnost přeplatků a nedoplatků:

(1) Není-li jiným právním předpisem stanoveno jinak, skutečnou výši nákladů a záloh za jednotlivé služby vyúčtuje poskytovatel služeb příjemci služeb vždy za zúčtovací období a vyúčtování doručí příjemci služeb nejpozději do 4 měsíců od skončení zúčtovacího období.

(2) Poskytovatel služeb ve vyúčtování musí uvést skutečnou výši nákladů na služby v členění podle poskytovaných služeb se všemi potřebnými náležitostmi, včetně uvedení celkové výše přijatých měsíčních záloh za služby tak, aby výše případných rozdílů ve vyúčtování byla zřejmá a kontrolovatelná z hlediska způsobů a pravidel sjednaných pro rozúčtování.

(3) Finanční vyrovnání provedou poskytovatel a příjemce služeb v dohodnuté lhůtě, nejpozději však ve lhůtě 4 měsíců ode dne doručení vyúčtování příjemci služeb.

Podívejme se na jednoduchý příklad
VJ má ve stanovách zakotvené pravidlo, že pro službu Odpad platí, že se náklady rozúčtují podle počtu osob. Na svém vyúčtování pak u služby Odpad musíte vždy najít:

Celkové náklady na službu odpad za celé SVJ.
Celkový počet osob za celé SVJ užívajících byt v daném zúčtovacím období vyjádřeno tzv. počtem osoboměsíců, tj. pro příklad zjednodušeně takto: v domě bydlí celkem 73 osob, za rok je to 12×73 osoboměsíců, tj. 876, počet osob ve vašem bytě je pak 3, za rok je to 3×12 osoboměsíců, tj. 36. Náklad na váš byt je pak celkový náklad na Odpad vydělen celkovým počtem osob = 876 a dále vynásoben počtem osob ve vašem bytě, tj. 36.

Co se týká měřených služeb, tzn. nákladů na teplo, studenou vodu, studenou vodu pro ohřev teplé užitkové vody a ohřev teplé užitkové vody, zde jsou náklady vždy vypočítány na základě skutečných spotřeb vašeho bytu. Je dobré mít průběžně kontrolu nad spotřebami. Doporučujeme si vždy odečíst měřiče v bytě sami ke konci roku, případně si je vyfotit, následně pak porovnat s vyúčtováním, zda jsou odečty správně použity. I pro tyto služby pak platí, že ve vyúčtování musí být celkové náklady na celé SVJ a pak podrobný výpočet nákladů na váš konkrétní byt.

Rozúčtování takových služeb většinou provádí specializované firmy, legislativa je složitá, proto složitě vypadá i vyúčtování. Nebojte se však zeptat svého správce, profík vám jistě rád vše vysvětlí. U těchto služeb však nemáte právo znát náklady na sousedův byt z důvodu ochrany osobních údajů.

Takto stanovené náklady se pak srovnají se skutečně zaplacenými (nikoliv předepsanými) zálohami a výsledkem je pak přeplatek, resp. nedoplatek dané služby.

Pokud najdete ve svém vyúčtování jakékoliv opodstatněné nesrovnalosti, máte právo dané vyúčtování reklamovat, resp. podat proti němu námitku, a to opět v souladu s výše uvedeným Zákonem 67/2013, konkrétně dle § 8 Nahlížení do podkladů k vyúčtování a vypořádání námitek:

(1) Na základě písemné žádosti příjemce služeb je poskytovatel služeb povinen nejpozději do 5 měsíců po skončení zúčtovacího období doložit příjemci služeb náklady na jednotlivé služby, způsob jejich rozúčtování, způsob stanovení výše záloh za služby a provedení vyúčtování podle tohoto zákona a umožnit příjemci služeb pořízení kopie podkladů.

(2) Případné námitky ke způsobu a obsahu vyúčtování předloží příjemce služeb poskytovateli služeb neprodleně, nejpozději však do 30 dnů ode dne doručení vyúčtování, popřípadě doložení podkladů podle odstavce 1, příjemci služeb. Vyřízení uplatněných námitek musí být poskytovatelem služeb uskutečněno nejpozději do 30 dnů od doručení námitky.

Velmi důležité je také to, že vyúčtování musíte obdržel prokazatelnou formou, tj. od statutárního orgánu formou osobního předání proti podpisu nebo doručením doporučeným dopisem prostřednictvím České pošty, a to nejpozději do 4 měsíců od skončení zúčtovacího období.

Jak reklamovat vyúčtování služeb?

Případné námitky podávejte vždy písemnou formou k rukám odpovědné osoby, tj. statutárnímu orgánu SVJ, a to nejpozději do 30 dnů od obdržení vyúčtování. Vždy uveďte konkrétní důvod, ten doporučujeme doložit. Reklamace typu „Mně se nezdá, že bysme tolik loni topili“ obvykle na první reklamaci neuspěje.

Jaké jsou nejčastější chyby ve vyúčtování?

Zpracovatel neuvede způsob vyúčtování, pouze odkáže na platné stanovy a legislativ.
Zpracovatel provede vyúčtování skutečných nákladů proti předepsaným, nikoliv skutečně zaplaceným zálohám.
Zpracovatel provede vyúčtování všech služeb jednou částkou, nikoliv v členění dle jednotlivých služeb.
Zpracovatel nerespektuje pravidla daného SVJ a nutí ho přijetí jeho pravidel bez předchozí změny stanov.

Za správné vyúčtování odpovídá vždy statutární orgán. Zajímejte se tedy vždy, zda ve vašem SVJ stojí v čele opravdu ti správní lidé, kteří dokážou vše zkontrolovat. Profesionál v čele vašeho SVJ toto ohlídat umí vždy. Stejně tak si ověřte, zda váš správce je také skutečným profesionálem, který dokáže reflektovat veškeré legislativní změny a včas vám poradí, jak případně upravit stanovy.

Praxe nám ukazuje, že spousta z výše uvedených chyb při zpracování vyúčtování se stále děje. Pojďme se tedy ještě podívat na ukázky z praxe, které jste nám poslali ve svých dotazech.

Dotaz 1
Správní firma nám vyúčtování dává každoročně do schránek. Vloni jsem tam ale žádné nenašel, a proto mě nyní překvapilo, když mi byla doručena upomínka k nedoplatku z vyúčtování. Já jsem ale žádné vyúčtování nedostal a neměl tedy možnost ho v zákonné lhůtě reklamovat. Je nějaký daný způsob, jak má být vyúčtování doručeno?

Odpověd
Postup správce je v rozporu s výše citovaným ustanovením Zákona 67/2013. Statutární orgán odpovídá za prokazatelné doručení vyúčtování, tj. ideálně prostřednictvím doporučeného dopisu.

Dotaz 2
Můj dotaz se týká protokolu o vyúčtování služeb vlastníkům bytů ze strany SVJ. Vyúčtování dosud provádíme tak, že skutečné náklady od 1. 1. do 31. 12. běžného roku, které jsou předmětem vyúčtování, porovnáme s předepsanými (nikoliv zaplacenými) zálohami vlastníkovi. Potom vezmeme stav jeho salda (zaplacené zálohy a přeplatky z minulých období mínus nedoplatky z minulých období) a toto saldo odečteme od rozdílu mezi skutečnými náklady a předepsanými zálohami. Vzniklý přeplatek zašleme vlastníkovi. V souvislosti s rozsudkem č.j. NS26Cdo913/2019 však vzniká pochybnost o tom, zda je námi výše uvedený postup správný.

Odpověď
Vaše obavy a pochybnosti jsou zcela na místě, legislativa mluví velmi jasně, viz § 7, odst. 2 Zákona 67/2013 sbírky:

Dotaz 3
V našem domě jsou čtyři byty. V jednom bydlí jedna osoba, ostatní tři jednotky jsou obsazené dvěma lidmi. Má se vyúčtování elektřiny dělit čtyřmi nebo sedmi, kdy jedna jednotka bude platit jednu sedminu a zbylé po dvou sedminách?

Odpověď
Pokud nemá vaše SVJ ve stanovách pro rozúčtování nákladů na elektřinu společných částí stanovené jasné pravidlo, např. dle podílu na společných částech, pak platí následující ustanovení zákona 67/2013 Sb. Účtovat tedy budete tak, že jedna jednotka uhradí jednu sedminu a zbylé jednotky po dvou sedminách celkových nákladů.

5 Rozúčtování nákladů na služby

(1) Způsob rozúčtování poskytovatel služeb ujedná s dvoutřetinovou většinou nájemců v domě, nebo o něm rozhodne družstvo, a nebo společenství. Změna způsobu rozúčtování je možná vždy až po uplynutí zúčtovacího období.

(2) Nedojde-li k ujednání, nebo rozhodnutí družstva, a nebo společenství, rozúčtují se náklady na služby takto

a)dodávka vody a odvádění odpadních vod v poměru naměřených hodnot na podružných vodoměrech; není-li provedena instalace podružných vodoměrů ve všech bytech nebo nebytových prostorách v domě, rozúčtují se náklady na dodávku vody a odvádění odpadních vod podle směrných čísel roční potřeby vody),
b)provoz a čištění komínů podle počtu využívaných vyústění do komínů,
c)umožnění příjmu rozhlasového a televizního signálu podle počtu kabelových zásuvek,
d)provoz výtahu, osvětlení společných prostor v domě, úklid společných prostor v domě, odvoz odpadních vod a čištění jímek, odvoz komunálního odpadu, popřípadě další služby sjednané mezi poskytovatelem služeb a příjemcem služeb, podle počtu osob rozhodných pro rozúčtování.