Jak na vyúčtování služeb z pohledu výboru SVJ

Nový rok si už své tempo zaběhl a nám, kteří se zabýváme správou nemovitostí, nastává vrcholná sezóna. S třicátým dubnem se blíží zákonný termín pro vyúčtování služeb.

Občas se ještě setkáváme, zvláště u malých SVJ, s jakýmsi „folklorním“ výkladem pojmu vyúčtování, kdy se zpracování ujme někdo z členů SVJ a na základě selského rozumu ho zpracuje v excelovské tabulce. Že u toho ignoruje veškerou legislativu? No a co. Vždyť si ještě nikdy nikdo nestěžoval! Když se ale najde věci znalý vlastník, má výbor SVJ problém.

Odpovědnost nese statutární orgán

Co se týká vedení účetnictví a následného vyúčtování služeb, je třeba si předně uvědomit, že odpovědnost za jeho správnost má statutární orgán SVJ, tzn. členové výboru SVJ nebo profesionální předseda SVJ, nikoliv smluvně sjednaný správce či účetní.

Doporučujeme tedy všem členům výborů, ještě před zpracováním vyúčtování správcem, veškeré podklady zkontrolovat.

Jakých mantinelů se při tom držet?

Hlavní právní předpisy, které řeší pravidla vyúčtování služeb v SVJ a BD, jsou:

• Zákon 67/2013 Sb. kterým se upravují některé otázky související s poskytováním plnění spojených s užíváním bytů a nebytových prostorů v domě s byty
• Vyhláška 269/2015 Sb. o rozúčtování nákladů na vytápění a společnou přípravu teplé vody pro dům
• Nařízení vlády 366/2013 Sb. o úpravě některých záležitostí souvisejících s bytovým spoluvlastnictvím

Stanovy, rozúčtovací klíč a schvalování změn

Základním dokumentem každého SVJ jsou samozřejmě stanovy, které podrobně řeší tzv. rozúčtovací klíč, tzn. pravidla, který byt se jakým způsobem na dané službě podílí. Například: Na nákladech na úklid společných prostor se podílí všechny jednotky SVJ, a to dle podílu na společných částech domu. Nebo může být také kuriózní pravidlo: Na nákladech na úklid společných prostor se podílí všechny jednotky SVJ, a to dle počtu osob a psů v dané domácnosti.

Důležité je, že tato pravidla, a tedy i veškeré změny v rozúčtovacím klíči vždy schvaluje shromáždění. Nesmíte při tom zapomenout, že takováto změna musí být schválena před začátkem zúčtovacího období. Není tedy možné v roce 2020 schválit změnu a rozhodnout její platnost i pro rok 2019, byť ještě nebyl zúčtovaný. Toto už nelze ani pro rok 2020. Takovou změnu lze schválit s platností až od roku 2021.

Na co se při kontrole podkladů k vyúčtování zaměřit

V první řadě je třeba zkontrolovat vlastníky, kterých se vyúčtování daného období týká, tzn. zaevidovat veškeré změny vlastníků. V tom již řadu let pomáhá nejen našim čtenářů služba RejstříkySVJ. Od všech nových vlastníků si vyžádejte předávací protokoly s odečty měřených služeb – voda a teplo.

• Zajištění odečtů bytových poměrových měřidel v termínu co nejbližšímu konci roku. Máte-li dálkové odečty a smluvní rozúčtovací firmu, máte o starost méně. V případě nutnosti provést odečty fyzicky zkontrolujte smluvního správce, zda učinil včas patřičné přípravné kroky. 
• Zajištění mimořádných fakturací k 31. 12. u služeb, kde dodavatel zasílá vyúčtovací faktury jen 1x ročně, a to vždy k různému datu.  Zde se chvíli zastavíme, protože v tomto případě dochází u výborů SVJ, ale i u správních firem, k časté chybě. Jedná se nejčastěji o vyúčtovací faktury na studenou vodu a elektřinu. O co jde? 

Dodavatel vody zasílá vyúčtovací fakturu 1x ročně, např. v říjnu. Překvapivě velké množství SVJ zahrnuje do vyúčtování nákladů na vodu právě tuto jedinou fakturu bez ohledu na to, že fakticky pokrývá období např. od října 2018 do října 2019, zatímco odečty poměrových měřidel v bytech jsou od ledna do prosince 2019. Takový postup není správný, vždy je třeba stanovit co nejpřesnější náklady vztahující se k danému zúčtovacímu období. To lze zajistit např. dopočítáním dohadné položky. Odečtěte si sami stav na patním vodoměru a náklad spočítejte. Pravděpodobně tak ale vnikne rozdíl oproti faktuře dodavatele, který k datu 31. 12. použije odečet dopočítaný, tj. odhadnutý. Nejlepším způsobem je požádat dodavatele (nejlépe prostřednictvím správce) o vystavení mimořádné fakturace na základě zaslaného samoodečtu. Většina dodavatelů vody a elektřiny tuto službu dnes již nabízí zdarma prostřednictví zákaznických účtů přímo na webech dodavatelů.

• Kontrola spotřeby studené a teplé vody a tepla v bytech. Většina SVJ řeší každoročně rozúčtování nákladů na teplo, studenou a teplou vodu. Toto rozúčtování obvykle provádí rozúčtovací firmy na základě nákladů, které doporučujeme dopředu zkontrolovat, a na základě odečtů měřidel v bytech vlastníků. Některé rozúčtovací firmy ale vezmou podklady tak, jak jsou, a mnohdy si nevšimnou některých větších odchylek, které mohou vyskočit až při zpracování rozúčtování. Doporučujeme tedy zkontrolovat spotřeby studené vody, teplé vody a tepla v bytech např. porovnáním s minulým rokem. Pokud je spotřeba srovnatelná, pravděpodobně je vše v pořádku. Zjistíte-li ale někde větší rozdíl, vězte, že podíl spotřeby studené a teplé vody bývá v poměru 2:1. Máme-li spotřebu studené vody např. 20 m3 a spotřebu teplé vody 80 m3, rozdíl ukazuje buď na vadný měřič studené vody nebo abnormální zálibu uživatele bytu vytvářet si z koupelny saunu. Pokud má byt dlouhodobě konstantní spotřebu tepla a kalorimetr najednou vykazuje nižší spotřebu, může to ukazovat jeho vadu, nebo i to, že si majitel pořídil na zimu apartmánek v teplých krajích a v bytě půl roku nebyl. 

Praktické rady na závěr

Nechte si správcem zpracovat jednoduchý přehled všech nákladů vstupujících do vyúčtování dle jednotlivých služeb, náklady zkontrolujte a ideálně porovnejte s náklady minulého roku. 

Máte-li sjednanou úklidovou firmu, zkontrolujte správný počet faktur v nákladech. Často se stává, že se některé faktury zatoulaly. Dopátrejte je. 

Zkontrolujte všechny faktury, které se netýkají pravidelných smluvně zajištěných dodávek služeb a jejich správné zaúčtování. Například sto dvaceti tisícovou fakturu byste neměli nalézt v nákladech na běžný provoz a údržbu, úhrada by měla být čerpána ze záloh na správu domu a pozemku (tzv. fondu oprav).

Objevili jste fakturu za opravu termohlavice radiátoru v bytě jednoho z vlastníků mezi fakturami v rámci oprav topné soustavy? Dle prohlášení vlastníka patří radiátor vlastníkovi a náklad jde tedy za ním. Proč by to mělo hradit SVJ? 
Dejte pokyn správci k přeúčtování nákladů. V průměrném SVJ je každoročně okolo sto až dvě stě faktur. Projít jednou ročně pečlivě náklady se tak určitě vyplatí.

Čtěte také: Jak chápat §1180 a vyúčtování na jednotku dle prohlášení vlastníka